Какое решение выбрать для организации телефонной связи в офисе?

Организация качественных коммуникаций между клиентами и компанией, а так же между сотрудниками одной организации – одна из наиболее важных задач, которую должен решить руководитель. В среднем и малом бизнесе ее решение осложняют необходимость экономии на связи и трудности, связанные с масштабированием системы, если компания расширилась.

Как правило, в современных условиях рассматривается два варианта: создание классической телефонной системы, основанной на «железных» АТС, или внедрение виртуальной телефонии. Что же выбрать?

Первоначальные затраты и время реализации проекта

При внедрении классического телефонного решения, компания в самом начале жизненного цикла вынуждена идти на крупные расходы. В их число входят выбор, покупка и установка «железной» АТС, ее настройка, разводка телефонных кабелей по офису, закрепление линий за сотрудниками, приобретение необходимого количества внешних телефонных каналов и номеров. Весь процесс построения «железного» телефонного решения занимает от одной до трех недель (если оператор связи уже имеет телефонные каналы достаточной емкости). В иных случаях проект может затянуться на более долгий срок.

Все это время компания остается без связи, или же связь работает с перебоями. И главное, в итоге компания получает достаточно дорогое решение.

Первоначальная стоимость такого решения, включающая приобретение, установку и настройку офисной АТС и телефонного номера (для офиса, в котором работает 10-20 человек) составит от 20 до 70 тыс. рублей.

Установка виртуальной АТС не требует от персонала и топ-менеджмента технических знаний, компания не тратится на покупку оборудования, а развертывание виртуального решения и запуск его в эксплуатацию занимает от 15 минут до 1 дня (последнее верно, если компания будет осуществлять связь с помощью SIP-телефонов).

Стоимость внедрения виртуальной АТС, включающая приобретение необходимого программного обеспечения, его настройку и покупку местного телефонного номера, составит от 990 рублей.

Масштабируемость

Приобретая «классическую» офисную АТС, компания сразу вынуждена идти на дополнительные траты - для того, чтобы заложить «избыточную» емкость АТС на будущее. Например, для того, чтобы удовлетворить потребности компании в связи и организовать 13 линий, необходимо приобрести станцию с 16 портами. А в случае, если компании через какое-то время потребуется больше 16 линий, придется, скорее всего, менять АТС. Или докупать дополнительные модули, чтобы расширить ее емкость. Если же Вы планируете открыть еще один офис, то придется купить еще одну АТС. А если случится кризис, и планы по расширению бизнеса окажутся «замороженными», персонал придется сокращать или вовсе - закрывать филиал, уже инвестированные средства в телефонию просто пропадут.

При этом стоит учесть, что функционал «железной» АТС с трудом поддается модификации и расширению. Во-первых, такое расширение допускают только довольно дорогие модели (Avaya, Cisco и т.д.). Во-вторых, для расширения возможностей АТС придется покупать дополнительные и весьма недешевые платы, лицензии или даже отдельно стоящие устройства. И, что самое главное, даже после расширения классическая АТС не сможет обеспечить Вам полноценную поддержку бизнес-процессов продаж и обслуживания клиентов, доступную пользователям виртуальной (или «облачной») АТС.

Расходы на расширение функционала классической офисной АТС непредсказуемы, а время их внедрения – продолжительно.

В случае с виртуальной АТС (ВАТС), компания бесплатно получает 100 каналов для связи с внешним миром, а также возможность подключать любое количество внутренних абонентов. Уже на «младших» тарифных планах организация приобретает набор услуг и сервисов, который позволяет контролировать «телефонную» нагрузку на сотрудников и общую загрузку линий, оптимально распределять в коллективе входящие звонки, видеть исчерпывающую статистику по принятым, пропущенным или совершенным вызовам. Причем посмотреть такую статистику руководитель может по каждому конкретному специалисту, отделу или по всей компании. А добавление в виртуальную АТС новых абонентов и необходимых в данный момент инструментов, делается буквально «в один клик мыши» из личного кабинета пользователя.

Затраты на расширение функционала виртуальной АТС предсказуемы, настройка не требует специальных знаний и не занимает много времени.

Эффективность работы

Классическое решение ограничивает возможности сотрудников компании по приему входящих звонков. Например, если входящие звонки проходят через секретаря, оператор или секретарь снимает трубку, и переводит вызов на нужного сотрудника, набирая его внутренний номер. Если секретарь отсутствует, то входящий звонок с вероятностью в 80% будет потерян. То же самое происходит, когда все возможные линии офисной АТС заняты. В этом случае компания рискует потерять не звонок, а клиента, который слышит в трубке сигнал «занято» и, скорее всего, не будет делать второй попытки позвонить в компанию. Еще одна возможная ситуация – когда отсутствует сотрудник, которому перевели звонок. В этом случае контакт теряется, что снижает эффективность работы предприятия.

Как бы Вы ни старались, количество пропущенных или непринятых звонков будет достаточно высоким. К сожалению, в большинстве случаев, это связано с технологическими особенностями классического телефонного решения.

В случае виртуальной АТС, трубку может поднять следующий по квалификации сотрудник, у которого линия в данный момент свободна. Кроме того, функционал ВАТС позволяет запрограммировать прохождение входящего звонка так, как это удобно в данный момент: он может поступать на телефон конкретного сотрудника, на все телефоны в отделе, на каждый незанятый телефон по очереди, или переадресовываться на мобильный телефон, филиальный номер или Skype-аккаунт специалиста, находящегося в командировке или на выездной встрече. Если все специалисты заняты, клиент переадресуется на голосовую почту. Или же его звонок будет поставлен в очередь с автоматическим извещением об ожидаемом времени до ответа оператора.

Виртуальная АТС «заточена» на то, чтобы каждый входящий звонок был принят, что, безусловно, повышает эффективность бизнеса.

Единое пространство на все филиалы

Рано или поздно Ваша компания вырастет из одного офиса: появятся дополнительные офисы и филиалы, в которых необходимо сохранить единое коммуникационное пространство. И в этом случае возможности классической АТС весьма ограничены. В каждом новом офисе компании Вы устанавливаете новую АТС, назначаете короткие номера сотрудникам, но сохранять единое коммуникационное пространство посредством этого решения оказывается делом трудоемким и дорогим. Если же дополнительный офис находится в другом городе, к затратам на связь добавляется стоимость внутренних междугородних разговоров. Вследствие чего расходы компании на связь растут в геометрической прогрессии.

«Железная» АТС не позволяет объединять дополнительные офисы в одно пространство, вследствие чего расходы компании на связь сильно увеличиваются.

Если же в Вашей компании работает виртуальная АТС, то Вы можете объединить филиалы под одним телефонным номером (или несколькими, если это нужно) и создать единый план нумерации и единую систему маршрутизации вызовов для всех сотрудников всех филиалов. Набрав такой номер в Екатеринбурге или Москве, можно напрямую попасть на нужного специалиста в другом филиале, минуя секретаря, завскладом или администратора.

Вы можете объединять офисы одним номером телефона, и работать с филиалами, абсолютно не замечая временной и географической удаленности.

Отсутствие технических проблем

Немаловажно и то, что система не требует постоянного внимания со стороны штатных или приходящих технических специалистов. А значит становятся ненужными лишние хлопоты и затраты на связь. Услуга предоставляется автоматически, а все вопросы, связанные с технической стороной, ложатся на плечи сервис-провайдера. Кроме того, серьезный провайдер, как правило, предлагает клиентам бесплатную круглосуточную техподдержку и профессиональные консультации по установке, настройке и работе виртуальной АТС и абонентского оборудования.

Стоимость разговоров

«Железная» АТС использует телефонную сеть общего пользования, доступ к которой предоставляет телефонный оператор. И если Ваши звонки не выходят за пределы города, с их стоимостью все будет в порядке. Однако, как только Вы решите позвонить в соседний город, область, или же партнерам в другую страну, стоимость связи при использовании классического решения вырастет в разы. Вы будете платить не только за местную, но и за зоновую, междугороднюю и международную связь.

Виртуальная АТС, как правило, для передачи голосовых данных использует IP-сети, имеющие возможность передавать сигнал «от точки до точки» на равных условиях. Именно поэтому стоимость звонков в любую точку мира в случае использования виртуальной АТС гораздо ниже, а внутренние междугородние и международные звонки бесплатны.

Шаг навстречу выбору

Если Вы выбрали классическое решение, то должны знать, что Вам придется пользоваться услугами посреднических компаний на каждом этапе работ по установке и внедрению «железной» телефонной станции в офисе. И такая АТС будет лишь соединять абонентов, не более.

В случае же с виртуальной АТС «Манго-Офис», руководитель компании, помимо связи, за небольшие деньги получает исчерпывающую информацию об эффективности коммуникаций с клиентами и продуктивности работы сотрудников. Причем, отчеты, содержащие показатели эффективности, доступны топ-менеджеру или руководителю отдела из любой географической точки, где есть Интернет.

В случае с виртуальной АТС, достаточно позвонить в компанию «Манго Телеком» по телефонам: 8-800-55555-22, 2-123-700 или зайти на http://www.mango-office.ru. Более того, можно заехать в офис компании в Нижнем Новгороде, который располагается по адресу: ул. Ковалихинская, д. 8 (ЦМТ), офис 609. Тут Вы получите исчерпывающую информацию, экспертную помощь и круглосуточную поддержку работы вашей виртуальной телефонной станции.